Lo spend management rappresenta un’analisi completa e puntuale di tutte le spese al fine di ottimizzarle: a livello aziendale, ciò diventa prioritario per monitorare l’acquisizione di materiali, risorse umane e la vendita e i relativi guadagni rispetto a beni o servizi erogati. Il bilancio finale deve portare a un vantaggio e a entrate che, ovviamente, andranno a superare le uscite. La pianificazione passa per diversi livelli, non ultimo la digitalizzazione, ormai fondamentale per migliorare lo spend management nelle aziende.
La digitalizzazione aziendale: tutti i vantaggi
La digitalizzazione nella gestione dei processi aziendali è una realtà che consente si snellire la gestione interna, consentendo di concentrarsi su altri aspetti che concernono lo sviluppo e i processi creativi. Potersi avvalere di software in grado di raccogliere quanti più dati possibili e di automatizzare determinati procedimenti altrimenti macchinosi non solo velocizza ogni aspetto gestionale, ma riduce drasticamente la possibilità di commettere errori o di avere dimenticanze, magari rispetto a determinate scadenze.
I software attuali possono racchiudere in un unico ambiente digitale ogni singolo aspetto, opportunamente suddiviso per categorie, consentendo di archiviare ad esempio tutte le spese: da quelle che riguardano l’acquisto di beni e materie prime agli stipendi dei dipendenti, nonché i pagamenti a fronte delle forniture o di affitti di locali. Analogamente raccolgono dati sui guadagni, consentendo di avere bilanci precisi e affidabili.
Con la digitalizzazione si può gestire un magazzino, automatizzando l’intera supply chain, dallo stoccaggio delle scorte di magazzino alla consegna attraverso canali di trasporto ottimizzati nei percorsi e persino nelle emissioni dei veicoli. Le aziende trovano vantaggi anche a livello comunicativo, potendo provvedere all’invio di documenti o di denaro davvero in pochi clic.
Ma come già accennato e come riportato anche tpi.it, le aziende ad oggi puntano soprattutto ad automatizzare lo spending management al fine di controllare e gestire al meglio l’economia interna.
Le novità introdotte da Soldo
Soldo introduce nella gestione dello spending management elementi di sicuro interesse, digitalizzando ad esempio in maniera smart l’inserimento di fatture e scontrini: i dipendenti avranno accesso a un’app per smartphone, compatibile con tutti i principali modelli, grazie alla quale scattare una foto del documento e inserirlo in maniera automatica nel software principale. Una gestione in tempo reale, dunque, che è in linea sia con le esigenze attuali, sempre più dinamiche e smart, che con quelle di realtà, piccole, medie e grandi, che abbiano necessità di velocizzare ogni singolo procedimento rendendolo digitale.
Al fine di raccogliere tutte le spese di carburante, poi, Soldo propone soluzioni con carte dedicate e fatture elettroniche inviate direttamente all’Agenzia delle Entrate previa impostazione, oltre che detrazione automatica dell’IVA in base all’aliquota. Sarà sufficiente un lettore di codici QR per trasmettere tutte queste informazioni in tempo reale.
Come funziona Soldo
Di fatto, Soldo si integra al conto bancario e ai principali software gestionali della contabilità aziendale, consentendo di avere un archivio completo del tutto digitale. La raccolta e la gestione dei dati non solo rende i processi più rapidi, consentendo di risparmiare tempo, ma limita l’errore umano.
Le carte prepagate hanno budget che si possono modificare e impostare, oltre che controllare in tempo reale, sia quelle che riguardano il carburante che quelle concernenti altri tipi di spese.
Le autorizzazioni si possono ulteriormente automatizzare nell’interfaccia, user friendly e personalizzabile, attraverso concessione parziale, ad esempio dedicata a un settore in particolare, oppure estesa a ogni aspetto.
Tutti i dati raccolti consentiranno di avere una visione d’insieme per migliorare le performance aziendali sotto ogni aspetto, avendo sott’occhio bilanci mensili e annuali e individuando in modo rapido ogni settore nel quale occorre intervenire tempestivamente.